Validation d'une soumission

OBJECTIF

Cette fonctionnalité est l’une des étapes complémentaires à la fermeture d’une soumission afin de valider le contenu d’une soumission.

En plus des vérifications demandées par votre entreprise, lors de la création d’une soumission, il est recommandé d’automatiser la validation d’une soumission pour les raisons suivantes :

accélérer le processus de révision de la soumission;
faire ressortir les erreurs ou les omissions pour de ne rien oublier.

Il y a une possibilité d’automatiser la validation d’une soumission pour qu’elle démarre automatiquement à l’enregistrement de la soumission selon l’état de cette dernière.

La validation du contenu d’une soumission doit être effectuée avant de passer à l’onglet Fermeture ou Bordereau.

La validation d’une soumission ne valide pas les informations des onglets Fermeture et Bordereau.

Cette fonctionnalité, si configurée, est disponible via l’onglet Validation par l’icône Configuration dans une soumission ou dans un gabarit de soumission. Elle est applicable aux soumissions de type Construction seulement.

Prérequis

Soumissions

Étapes

Configurer la validation d’une soumission

maestro* > Projets > Estimations/Soumissions > Fonctions > Soumissions

Cette fonctionnalité est généralement configurée dans le gabarit de soumission afin que toutes les soumissions, et donc tous les estimateurs, bénéficient des mêmes configurations de base.

Pour plus de flexibilité, ces configurations peuvent être modifiables d’une soumission à une autre, et par utilisateur, si l’option Toujours afficher cet écran avant de commencer la validation est cochée dans l’onglet Validation de l’icône Configuration du gabarit de soumission ET que l’option Utiliser ces validations pour toutes les soumissions créées à partir de ce gabarit n’a pas été cochée.

Pour empêcher les utilisateurs de modifier les options de validation dans la soumission, il suffit de cocher l’option Utiliser ces validations pour toutes les soumissions créées à partir de ce gabarit dans l’onglet Validation de l’icône Configuration du gabarit de soumission.

Avertissement : Une modification des options de validation dans l’onglet Validation de l’icône Configuration de la soumission s’applique à tous les utilisateurs. C’est pourquoi, s’il est désiré que les estimateurs puissent modifier les options de validation, il faut utiliser l’option Toujours afficher cet écran avant de commencer la validation. Ainsi, chaque estimateur pourra modifier les options dans la fenêtre qui apparaîtra au démarrage de la validation.

Avertissement : Si vous avez l’habitude d’utiliser des items locaux qui ont été créés directement dans la soumission, il est conseillé d’activer la validation de l’activité de projet et du groupe puisque le transfert de la soumission n’est possible que si toutes les lignes de détail de la soumission ont un groupe et une activité de projet.

Dans le gabarit de soumission, cliquer sur l’icône Configuration.
Choisir les validations à effectuer en fonction des besoins en cochant les cases appropriées.
1. Section Pour tous les niveaux valider qu’il :

Les validations activées dans cette section s’appliqueront à tous les niveaux (Division, Section, Phase et Activité) utilisés dans l’onglet Détail de la soumission.

Champ

Action

Ne contient pas seulement un montant estimé

S’assure que les niveaux n’ont pas seulement un coûtant estimé dans la soumission.

Contient au moins un item, une ressource, un sous-traitant ou un assemblage

S’assure que les niveaux contiennent au moins un élément (item, ressource, sous-traitant ou assemblage).

Y a au moins un coût estimé

S’assure que les niveaux ont un coût différent de zéro.

Section Pour chaque dernier niveau valider qu’il :

Champ	Action
Ne contient pas seulement un montant estimé	S’assure que les niveaux n’ont pas seulement un coûtant estimé dans la soumission.
Contient au moins un item, une ressource, un sous-traitant ou un assemblage	S’assure que les niveaux contiennent au moins un élément (item, ressource, sous-traitant ou assemblage).
Y a au moins un coût estimé	S’assure que les niveaux ont un coût différent de zéro.

Cette section s’applique uniquement au dernier niveau de la structure créée dans l’onglet Détail. Dans une même soumission, le dernier niveau peut être parfois une division, parfois une section, parfois une phase et même parfois une activité.

Champ

Action

Y a au moins un sous-traitant de sélectionné

S’assure qu’au moins un sous-traitant est sélectionné.

N’y a pas plus d’un sous-traitant sélectionné

S’assure qu’un seul sous-traitant est sélectionné.

NOTE : Si plus d’un sous-traitant est sélectionné, maestro* affiche un message d’erreur demandant de corriger la situation.

N’y a pas de sous-traitant sélectionné ET des items ou ressources ou assemblages

S’assure qu’il n’y a aucun sous-traitant sélectionné dans un même niveau où se trouvent aussi d’autres éléments.

NOTE : Même si cette option est cochée, si des assemblages se trouvent dans le même niveau qu’un ou plusieurs sous-traitants sélectionnés, maestro* ne validera pas le contenu de l’assemblage en plus de l’assemblage lui-même, il ne validera que la présence de l’assemblage. Idem pour les sous-soumissions.

Section Pour chaque élément (items de catalogue, ressources, sous-traitants, assemblages, sous-soumissions) valider qu’il :

Les points de validation activés dans cette section s’appliqueront à chaque élément (items, ressources, sous-traitants, assemblages) de l’onglet Détail.

Maestro* ne valide pas le Groupe et l’Activité des éléments sans quantité.

Champ

Action

A une quantité

S’assure que la quantité est différente de zéro.

A un coût

S’assure qu’il y a un coût différent de zéro.

A une activité projet

S’assure qu’il y a une activité de projet dans la colonne Activité.

A un groupe

S’assure qu’il y a une valeur dans la colonne Groupe.

A des codes de taxes valides

S’assure qu’il y a des codes de taxes valides.

NOTE : Cette option s’applique aux soumissions dont le Type de construction est Temps et matériel seulement. Lorsque cette option est sélectionnée, le système vérifie, pour les items, les sous-traitants et les ressources, que les codes de taxes spécifiés dans les colonnes Taxe achat et Taxe de vente de l’onglet Détails correspondent aux formules définies dans la Gestion d’utilisation des codes de taxes.

Dans le cas où les codes de taxes sont différents entre la soumission et la Gestion d’utilisation des codes de taxes, le système affiche un message d’erreur à l’utilisateur.

Y a une valeur pour chaque variable utilisée dans les formules

S’assure que chaque variable, créée dans l’onglet Variables de la soumission et utilisée dans une formule de calcul de l’onglet Détail de la soumission, a une valeur.

N’y a pas d’écart de prix de plus de XX % par rapport XX

S’assure qu’il n’y a pas d’écart de plus de XX % par rapport à XX.

NOTE : Il est possible de programmer des exceptions de validation à l’aide des icônes Exclusions afin de préciser les points de validation. Voir l’exemple en annexe.

Section Lorsqu’il y a des variables importées d’un métré (relevé de quantités) :

Champ

Action

Valider que toutes les variables du relevé sont utilisées dans l’onglet « Détail » de la soumission

Permet de lancer une validation pour vérifier que toutes les variables du relevé de quantités sont utilisées dans l’onglet Détail de la soumission.

Valider les variables utilisées dans l’onglet « Détail » de la soumission qui n’existent plus

Effectuer une validation puisqu’il n’est pas possible de savoir que les variables qui n’existent plus proviennent du relevé des quantités.

Champ	Action
Y a au moins un sous-traitant de sélectionné	S’assure qu’au moins un sous-traitant est sélectionné.
N’y a pas plus d’un sous-traitant sélectionné	S’assure qu’un seul sous-traitant est sélectionné. NOTE : Si plus d’un sous-traitant est sélectionné, maestro* affiche un message d’erreur demandant de corriger la situation.
N’y a pas de sous-traitant sélectionné ET des items ou ressources ou assemblages	S’assure qu’il n’y a aucun sous-traitant sélectionné dans un même niveau où se trouvent aussi d’autres éléments. NOTE : Même si cette option est cochée, si des assemblages se trouvent dans le même niveau qu’un ou plusieurs sous-traitants sélectionnés, maestro* ne validera pas le contenu de l’assemblage en plus de l’assemblage lui-même, il ne validera que la présence de l’assemblage. Idem pour les sous-soumissions.

Champ	Action
A une quantité	S’assure que la quantité est différente de zéro.
A un coût	S’assure qu’il y a un coût différent de zéro.
A une activité projet	S’assure qu’il y a une activité de projet dans la colonne Activité.
A un groupe	S’assure qu’il y a une valeur dans la colonne Groupe.
A des codes de taxes valides	S’assure qu’il y a des codes de taxes valides. NOTE : Cette option s’applique aux soumissions dont le Type de construction est Temps et matériel seulement. Lorsque cette option est sélectionnée, le système vérifie, pour les items, les sous-traitants et les ressources, que les codes de taxes spécifiés dans les colonnes Taxe achat et Taxe de vente de l’onglet Détails correspondent aux formules définies dans la Gestion d’utilisation des codes de taxes. Dans le cas où les codes de taxes sont différents entre la soumission et la Gestion d’utilisation des codes de taxes, le système affiche un message d’erreur à l’utilisateur.
Y a une valeur pour chaque variable utilisée dans les formules	S’assure que chaque variable, créée dans l’onglet Variables de la soumission et utilisée dans une formule de calcul de l’onglet Détail de la soumission, a une valeur.
N’y a pas d’écart de prix de plus de XX % par rapport XX	S’assure qu’il n’y a pas d’écart de plus de XX % par rapport à XX. NOTE : Il est possible de programmer des exceptions de validation à l’aide des icônes Exclusions afin de préciser les points de validation. Voir l’exemple en annexe.

Champ	Action
Valider que toutes les variables du relevé sont utilisées dans l’onglet « Détail » de la soumission	Permet de lancer une validation pour vérifier que toutes les variables du relevé de quantités sont utilisées dans l’onglet Détail de la soumission.
Valider les variables utilisées dans l’onglet « Détail » de la soumission qui n’existent plus	Effectuer une validation puisqu’il n’est pas possible de savoir que les variables qui n’existent plus proviennent du relevé des quantités.

L’option Toujours afficher cet écran avant de commencer la validation permet d’afficher la fenêtre des configurations avant de lancer une validation. Ainsi, on peut choisir les points de validation de la soumission sans changer les configurations de base de la validation.
Cliquer sur OK.

ANNEXE

Voici un exemple de configuration d’une exclusion dans l’option de validation de soumission.

Mise en contexte

Vous désirez que le système valide le P.U. coûtant des matériaux (items) afin de ne pas soumissionner avec des prix de plus ou moins 10% par rapport au dernier prix payé.

Étapes à suivre pour la configuration de la validation

Dans l’onglet Validation de la fenêtre Configuration, cocher l’option N’y a pas d’écart de prix de plus de XX par rapport à XX.
Entrer la valeur « 10 » dans le champ de l’option N’y a pas d’écart de prix de plus de XX par rapport à XX.
Sélectionner l’option Dernier prix payé dans le menu déroulant.
Cliquer sur Exclusion.
Entrer l’expression suivante dans l’encadré blanc de l’onglet Général : {Groupe} <> "M".
Cliquer sur Accepter.
Cliquer sur Accepter.

Le système validera ainsi le prix unitaire des éléments dont le groupe est « M » et exclura tous les éléments dont le groupe est différent de « M ».

Pour utiliser la validation dans la soumission

Cliquer sur l’icône Valider la soumission pour démarrer la validation de la soumission.
Si l’utilisateur corrige quelque chose dans la soumission en cours de validation, l’icône Valider la soumission offre la possibilité de Continuer la validation afin de poursuivre la validation là où elle était rendue avant l’interruption.

Dernière modification : 20 septembre 2024